Особливості оформлення
Контроль виконання документів зобов’язує правильно оформляти всі етапи роботи з офіційною папером. В момент, коли документація реєструється та ставиться на контроль, зверху на порожньому полі відповідальний працівник робить відповідні відмітки (19-й реквізит). Аналогічну оцінку слід вказати в формі реєстрації. Якщо завдання складне, цілком можливо, що термін виконання буде призначений тривалий – місяці, а то й рік. Це змушує ділити роботу на етапи і для кожного з них формулювати індивідуальні терміни, які і доведеться відстежувати в майбутньому. У будь-якому з варіантів сам момент постановки на контроль – звітна точка, після якої відповідальні особи повинні стежити за документом. Діловод (або інший співробітник, в чиї обов’язки це входить) направляє папір виконавцю, фіксуючи цей момент в обліковій книзі. Контролює посадова особа або орган, відповідальний за контроль, перевіряє своєчасність надходження документації безпосередньо виконавцю.
Контроль виконання документів передбачає проведення перевірок, щоб відстежувалися всі кроки попередньої роботи з підготовки відповіді. Результати проміжних етапів необхідно фіксувати в реєстраційній картці офіційної папери або у контрольній системі. Виконавець – посадова особа, відповідальна за надання інформації своєчасно, точно, у відповідності з реальним станом справ. Можна організовувати письмові перевірки, іноді достатньо усних. Служба контролю може регулярно направляти відповідальним особам письмове повідомлення, в яких містяться згадки про всіх документах на контролі в даний момент. Можна регулярно розсилати нагадування про ту документації, яка одночасно перебуває в кількох підрозділів підприємства відразу. Це допомагає більш ефективно координувати діяльність структур.
