Основні обов’язки
Типова посадова інструкція офіс-менеджера з функціями секретаря включає в себе наступні пункти:
- обробка поштових відправлень, як вхідних, так і вихідних; їх перерозподіл всередині компанії;
- контроль за термінами виконання прийнятих зобов’язань за договорами і угодами;
- здійснення вихідних і прийому вхідних дзвінків;
- робота з клієнтами та представниками партнерських компаній;
- контроль за наявністю необхідних канцелярського приладдя;
- підтримка офісної техніки в робочому стані і виклик фахівців в разі її поломки;
- розподіл часу всередині робочого графіка (в деяких випадках і для керівника);
- організація необхідних заходів (зустрічей, конференцій, відряджень, корпоративних вечірок);
- протоколювання ходу нарад;
- оновлення та поповнення свіжим контентом корпоративного сайту.
Цей список включає в себе лише базові вимоги. Інші пункти можуть бути додані у відповідності зі специфікою укладеного трудового договору. Посадова інструкція офіс-менеджера з функціями кадровика, наприклад, наказує співробітникові вести і своєчасно надавати всю звітну документацію або заміщати начальника відділу кадрів в разі його відсутності.
