Принципи складання посадової інструкції
Нормативною базою для складання такого роду документів є Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (1998). При його розробці значна увага приділялася опису посади та умов виконання працівником своїх обов’язків. Специфіка роботи включається в заголовок документа, наприклад, “Посадова інструкція секретаря (офіс-менеджера або головного бухгалтера).
Крім того, якщо існують дві посади з однаковими назвами, але різними завданнями, то повинні бути підготовлені різні документи, що відображають ці відмінності. Посадові інструкції офіс-менеджера, кадровика мають певні відмінності від такого ж нормативного акта для секретаря.
Вимоги до офіс-менеджера
Кандидату на посаду так чи інакше доведеться керувати людьми. Це може бути всього лише пара людей в невеликій компанії або весь адміністративний персонал на великому підприємстві. Природно, здобувач повинен бути впевненим користувачем ПК і вміти працювати з іншою офісною технікою (сканер, принтер або факсом). Офіс-менеджер часто є представником компанії, тому обов’язковою вимогою є грамотна мова та вміння складати ділові листи. Дуже часто компанії вимагають від таких співробітників знання основ діловодства та трудового законодавства. Володіння щонайменше однією іноземною мовою поки ще є бажаним навиком, однак при влаштуванні на велике підприємство це вже одна з обов’язкових вимог.
У ряді випадків офіс-менеджеру доводиться поєднувати свої обов’язки з функціями інших працівників. Це призводить до збільшення необхідних навичок. Так, офіс-менеджер з функціями бухгалтера повинен мати відповідну освіту та володіти спеціальними програмами.
