Реінжиніринг бізнес-процесів: поняття, цілі, принципи

Управління реінжинірингом бізнес-процесу включає в себе сукупність методів і прийомів. Вони використовуються організацією для успішної проектування своєї діяльності. Відбувається це відповідно поставленим цілям.

Реінжиніринг бізнес-процесів передбачає повне переосмислення і подальшу перепланування всіх організаційних процесів. Це необхідно для досягнення поставлених цілей і завдань. Поліпшення можуть відбуватися дуже різко, стрибками. Незважаючи на це, організація здатна досягти успіху і внести бажану коригування у вартість товарів і послуг, якість послуг, поліпшення сервісу обслуговування.

Складові визначення

Визначення реінжинірингу бізнес-процесів включає в себе чотири основні слова: фундаментальність, радикальність, різкість, процес.

Фундаментальність входить у першу стадію, в якій потрібно відповісти на ряд питань, що належать до основних:

Чому організація займається саме цією діяльністю, а не чимось іншим?

Чому свою роботу організація виконує саме цими способами і не впроваджує інші варіанти?

Який організація планує стати в кінцевому підсумку і якою вона себе бачить через кілька років?

Фахівці, які відповідають на низку цих питань, повинні переосмислити чинні правила по веденню діяльності. Найчастіше вони можуть виявитися застарілими, не ефективними і не застосовними до конкретного виробництва.

Радикальність відноситься до перепланування ведення діяльності. Зміни відбуваються не просто поверхово. Зміні піддається вся чинна система. Власнику бізнесу пропонують варіанти, втілення яких здатне змінити все виробництво.

Різкість. Реінжиніринг бізнес-процесів не використовується в тих випадках, коли потрібно поліпшити і збільшити показники одержуваного прибутку на певний процент, максимум до 100 %. Доцільність використання обумовлена тільки в тому випадку, якщо підприємець бажає збільшити показники на 500 % і більше. У таких випадках відбувається повна заміна використовуваних методів для ведення бізнесу та виробництва товарів. На зміну їм приходить все нове.

Управління реінжинірингом бізнес-процесу передбачає використання в компанії нових методів покроково, завдяки яким можна створити абсолютно новий товар, що є на даний момент актуальним для споживача. Грамотно розроблені процеси дозволяють організації досягти поставлених цілей і вирішити ряд завдань.

Для яких організацій можна використовувати реінжиніринг?

На даний момент всього розрізняють три види організацій, яким необхідно скоригувати або повністю змінити свою роботу:

• Організаціям, які перебувають на стадії банкрутства. Найчастіше це пов’язано з тим, що ціни на товари і послуги встановлені значно вище, ніж у конкурентів, або якість не відповідає заявленій вартості. Якщо вчасно не вжити заходів, то організація може бути ліквідована через деякий час.

• Організаціям, у яких на даний момент відсутні проблеми і труднощі з веденням діяльності, але вони можуть з’явитися через деякий час і негативно позначитися на бізнесі. Такі проблеми можуть бути пов’язані із збільшенням на ринку товарів і послуг конкурентів або зміною потреб покупців.
• Організаціям, у яких відсутні проблеми, але власник бізнесу дивиться в майбутнє. Він бажає запобігти проблеми, які можуть виникнути на шляху компанії. Такі організації переважно відносяться до лідерів. Їх агресивна маркетингова політика, вони не задовольняються хорошим становищем на ринку, вони постійно хочуть поліпшення в робочих процесах.

Таким чином, до основних завдань реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести запровадження нововведень, які дозволять організації міцно закріпити позиції на ринку і не втратити здатності конкурувати. Все це дозволяє компанії вижити і продовжити повноцінне функціонування незалежно від того, скільки присутній конкурентів.

Розглянути можна розробку проекту реінжинірингу бізнес-процесу на прикладі етапів, які включені в роботу:

На першому етапі розробляється образ, якому буде відповідати організація. Для цього будується якась картина, яка буде включати необхідні напрямки для розвитку діяльності. Все це буде сприяти досягненню поставлених цілей.

Проаналізувати роботу існуючої організації. На цьому етапі фахівці проводять дослідження підприємства, на підставі чого будується схема, відповідна роботі на даний момент часу.

Процес розробки нової діяльності. В даному випадку будуються нові процеси або піддаються зміні діючі. Завдяки інформаційним системам ці процеси починають тестуватися.

Після проходження всіх етапів відбувається впровадження розробленого процесу в роботу підприємства.

Саме на цих етапах повністю будується сутність реінжинірингу бізнес-процесів.

Основні етапи

Будь-який процес і його втілення складаються з етапів. До основним етапам реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

Глобальне мислення, на основі якого розвиваються перспективи в підходах. Провідні менеджери повинні відмінно орієнтуватися і розбиратися у всіх особливостях, які пов’язані з розвитком підприємства. В процесі роботи потрібно враховувати потреби покупців, переважні боку конкурентів і останні розробки в технології, які можна впровадити в бізнес.

Проводити роботу по підготовці організації. Комунікація – головна запорука успіху. Заздалегідь потрібно скласти список завдань і цілей, вирішення яких планується. У тих випадках, якщо ініціатива надходить з боку співробітників, вони повинні заохочуватися.

Постійно аналізувати реалізацію процесів. Якщо що-то потребує доопрацювання, то до цього варто повернутися, такий підхід дозволить уникнути ряду помилок в роботі. При необхідності можна звертатися до штатних фахівців, які в процесі роботи можуть зіткнутися з проблемами і детально їх описати. Будь-які надходять ідеї повинні записуватися, надалі вони можуть стати в нагоді.

Визначати рівень ефективності. Контролювати ефективність можна лише в тому разі, якщо заздалегідь була передбачена точка відліку.

Підійти до процесу творчо. Насамперед варто звернути увагу на потреби потенційних клієнтів. За збором інформації потрібно ретельно стежити, відслідковувати джерела, що надали її, при необхідності прискорити процес поширення. При необхідності потрібно делегувати повноваження і контролювати сервіс обслуговування клієнтів.

Зміна діяльності організації має бути заплановано заздалегідь. Безсумнівно, поліпшення в роботі можуть відбутися за короткий час, але для впровадження знадобиться час. Заздалегідь потрібно скласти план, в якому можна вказати всі бажані показники, саме вони і повинні бути перетворені.

Всі процеси повинні аналізуватися і оцінюватися. Обов’язково повинна бути зворотній зв’язок з співробітниками. Необхідно контролювати всі етапи впровадження та оцінювати ефективність і досягнуті показники.

Таким чином, при використанні ефективних методів в організації можна легко і швидко досягти поставлених цілей.

Які методи використовуються у роботі?

Для вдосконалення діяльності організацій і підприємств необхідно використовувати певні інструменти. До основних методів реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

У процесі перетворення бізнесу може статися так, що з’являться непотрібні процеси, від яких потрібно попередньо позбавлятися, щоб не витрачати на це час. До таких процесів можна віднести перевірку і узгодження.

В процесі діяльності між процесами можуть траплятися розриви, які також необхідно своєчасно виявити і усунути.

Вся робота по реорганізації має обійтися в мінімальну кількість витрачених ресурсів. Наприклад, якщо необхідно вирішити кілька завдань, то найкраще їх згрупувати і доручити виконання одному співробітнику. Такий метод дозволяє зменшувати не тільки витрати, але і кількість співробітників, які залучені в бізнес-процес.

Деякі процеси можна передавати на виконання співробітникам сторонніх організацій і компаній.

У процесі діяльності можна зіткнутися зі складними завданнями. Кожен такий процес повинен включати кілька варіантів для вирішення. Це дозволить мати вибір і підібрати оптимальний варіант.

Час циклу можна зменшити, якщо виконувати декілька етапів в одному місці і одночасно. Це може дозволити скоротити витрати на транспортування.

Об’єднувати кілька завдань. Якщо рішення завдань лягає на плечі співробітників, то їх можна зібрати в один підрозділ і надати можливість виконати окреме завдання, а цілий процес.

Максимально спростити роботу. У більшості випадків співробітники організації мають обмеження робочого часу, відсутні належні навички, а часу на навчання немає. У такі моменти необхідно максимально спростити роботу, яка буде гранично чіткою і ясною для будь-якого.

З часом, коли співробітники особисто будуть виконувати поставлені перед ними цілі та вирішувати завдання, вони почнуть набиратися досвіду, завдяки чому надалі їм можна доручати процеси складніше.

У чому полягають принципи роботи?

До основних принципів реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

Кілька видів робіт об’єднують в одну. Під час функціонування підприємства основний час співробітники витрачають не на вирішення завдань, а на узгодження і взаємодію. В такому разі не тільки витрачається зайвий час, але й збільшуються витрати. Для скорочення цих показників доцільно проводити об’єднання.

Рішення залишається за виконавцем. Особа, яка є довіреною для виконання роботи, може особисто приймати рішення щодо тієї задачі, яку він виконує. Це дозволить уникнути витрати часу і гальмування всіх процесів при зверненні до керівника.

Всі роботи мають виконуватися із суворим дотриманням порядку.

Виконання роботи здійснюється там, де це необхідно. Функції розподіляються в залежності від робочого процесу, а не від обов’язків. Наприклад, якщо працівникові легше і краще придбати необхідне для роботи самостійно, то краще це довірити йому, а не особі, в чиї обов’язки це повинно входити.

Будь-який процес має кілька варіантів для виконання. Реалізація процесу здійснюється в залежності від ситуацій.

Зменшити роботи на перевірку та контроль, так як все це спричиняє не тільки додатковий час, але і непередбачені витрати.

Зменшувати частку погоджень – це не несе витрат, але сповільнює всі процеси.

В якості відповідальної особи можна призначати менеджера, за яким закріплено обов’язок по виконанню поставленого завдання.

Якщо звернутися до оцінки експертів, то можна зрозуміти, що практично 50 % проектів зазнають невдачі. Для запобігання цього необхідно відповідально підходити до роботи і виконувати її якісно.

Які цілі присутні в роботі?

До числа основних цілей реінжинірингу бізнес-процесів відносяться:

Не тільки підвищити рівень здатності конкурувати з іншими компаніям, що надають такий же спектр товарів і послуг, але і збільшити рентабельність бізнесу. Робити такий крок просто необхідно, якщо організація знаходиться на межі банкрутства та подальшої ліквідації.

Запобігти можливі проблеми, які можуть з’явитися з часом. Наприклад, якщо діяльність організації досить успішна, то з появою нових гравців на ринку може збільшитися конкуренція. Це може привести до підвищення якості виробленого товару, зниженню вартості. Для цього повинні бути своєчасно розроблені необхідні процеси.

Допомогу в запобіганні втрати позиції на ринку товарів і послуг. Це може ставитися до провідним організаціям, які намагаються вийти на новий рівень і не задовольняються хорошою роботою. У процесі проведених робіт відбувається поліпшення показників, і власник бізнесу може не турбуватися, що втратить лідируючу позицію.

У чому полягає поняття реінжинірингу?

Результат виконаної роботи визначається ефективністю мотиваційних систем і технології реінжинірингу бізнес-процесу. Основною особливістю вирішення і реалізації процесів є те, що в роботі працівники, які виконують делеговані повноваження, мають можливість самостійно приймати рішення в рамках своїх обов’язків. Це сприяє поліпшенню і підвищенню ефективності роботи як самого підприємства, так і співробітників.

Реінжиніринг ґрунтується на використанні радикальних заходів, робота виконується один раз, але при цьому охоплення має широкий. Поняття реінжинірингу бізнес-процесів лягає між менеджментом та інформаційними технологіями, що сприяє створенню додаткових інструментів для підтримки. Для закріплення впровадженого процесу вимагає використання нових інформаційних систем та інструкцій, які будуть поширюватися на штатних співробітників. У деяких випадках знадобиться підвищення кваліфікації працівників і їх подальше навчання.

Які зміни можуть виникнути в роботі?

Сучасний світ, в якому підприємці здійснюють свою роботу, істотно змінився за останні кілька років. Безсумнівно, зміни реінжинірингу бізнес-процесів також торкнулися:

На даний момент споживачі стали самостійно здійснювати контроль на ринку, взяли цю справу в свої руки. Зараз будь-яка людина має достатньо знань і уявлень про те, як повинен виглядати товар і які функції виконувати, а відповідно, визначає і вартість цього товару, суму, яку він може витратити і залишитися розчарованим. А найголовніше – покупець має можливість вибору.

Споживачі формують очікування, які відносяться до конкретного товару. Незалежно від того, вийшов він тільки що на ринок або це старий товар, який піддався деяким змінам. Товари будуть затребувані тільки в тому випадку, якщо вони здатні задовольнити очікування і потреби.

На даний момент істотним змінам піддалися продуктивні технології, а особливо – інформаційні, які мають можливість використовувати спосіб для передачі необхідної інформації споживачам.

Незважаючи на зміни, що відбулися, залишаються організації та підприємства, які досі все так само використовують старі методи для розробки і впровадження ідей управління діяльністю.

Впровадження проектів

Впровадження проектів можна наочно розглянути на прикладі реінжинірингу бізнес-процесу компанії, яка є найбільшим оператором стільникового зв’язку на території Росії, а саме «Ростелекома».

Керівний склад уклав договір на надання послуг з однією з компаній ще в 2003 році, і оптимізація управлінських процесів триває до сьогоднішнього дня. В якості прикладу можна розглянути конкретний етап, який завершився ще у 2005 році і функціонує дотепер. До числа головних розробок можна віднести побудовану модель, яка дозволяє здійснювати процес розрахунку послуг за використання зв’язку.

Зі слів Вадима Ізотова, який є заступником генерального директора, можна зрозуміти, що розроблена модель дозволила підійти до впровадження нової білінгової системи.

Що може впливати

На реінжиніринг бізнес-процесів організації може впливати ряд факторів:

1. Мотивування співробітників. Для ефективного здійснення проекту необхідно вводити мотивацію, яка буде зрозуміла всім, а також документально зафіксована. Керівник організації повинен чітко розуміти, що використовуються заходи приведуть до успіху і що вся побудована діяльність буде кардинально змінена. Для забезпечення успіху власник бізнесу повинен усвідомлювати, що реінжиніринг бізнес-процесу організації є необхідною мірою, і надати всі необхідні умови для його подальшого здійснення.

2. Керівний склад. Реалізація будь-яких проектів повинна здійснюватися під наглядом начальницького складу. У свою чергу, він є авторитетом серед підлеглих і несе повну відповідальність за проведену роботу. Для досягнення бажаних результатів управлятися реінжиніринг бізнес-процесу повинен грамотно, чітко, твердо, вміло. Бізнесмен повинен чітко розуміти, що в процесі можуть виникнути деякі проблеми, так як організація буде повністю піддана реорганізації. Він повинен встояти і не вдатися до використання старих методів. Керівник зобов’язаний вжити всіх заходів, щоб запланований проект дійшов до кінця і згодом був впроваджений.

3. Штат співробітників. В команду по реінжинірингу бізнес-процесів управління повинні входити штатні співробітники, які попередньо будуть наділені відповідними повноваженнями. Вони повинні мати чітке уявлення, для чого необхідні зміни і що заважає ефективному виконанню роботи всередині компанії. Співробітник повинен відповідати даним йому повноважень і грамотно виконувати свої обов’язки.

Як показує практика, працівникам нижчої ланки набагато простіше пояснити, навіщо потрібно використовувати нововведення і перебудовувати роботу всього підприємства. Працівникам, які входять до складу менеджерів, донести цю ідею набагато складніше, так як вони не розуміють, що їм дасть нове виробництво. Дослідники в Америці виділили три групи, до яких можуть відноситися менеджери:

• Тигр – молодий співробітник, який тільки почав будувати свою кар’єру. Він має бажання брати участь в проекті, має ентузіазмом, чітко виконує поставлені перед ним завдання, не приносить шкоди.
• Осел – фахівець, який працює в компанії досить давно і досяг піку на кар’єрних сходах. Він хоче стабільності в роботі, спокою. Абсолютно не розуміє, для чого необхідний реінжиніринг бізнес-процесів підприємства. До таким працівникам потрібно ставитися уважно, так як вони можуть зашкодити реалізації проекту.
• Акула – фахівці, які займаються розробкою управлінських процедур та інструкцій, що дозволяє керувати низкою операцій у межах організації. Такі співробітники часто мають вплив в організації. До них потрібно ставитися з обережністю, так як вони можуть викликати великі труднощі і проблеми, якщо почнуть саботувати зміни в житті підприємства.

4. Комунікативні навички. У тому випадку, якщо перед співробітниками потрібно поставити нову задачу, то вона зобов’язана бути заздалегідь сформульована гранично чітко. Донести її потрібно зрозумілою для кожного мовою. Успіх в ефективності реінжинірингу бізнес-процесів підприємств буде повністю залежати від того, наскільки ясно співробітники розуміють свого керівника. Саме це дозволить досягнути бажаних цілей і результатів.

5. Розмір бюджету. Проведення реінжинірингу бізнес-процесу має на увазі, що в реалізацію і впровадження потрібно вкласти певну суму коштів. Особливу увагу цим пунктом варто приділити в тому випадку, якщо планується залучати інформаційні технології до роботи. Часто керівники організацій схильні припускати, що реінжиніринг реалізується за рахунок самофінансування, що на ділі зовсім не так. Подбати про розмір бюджету, який може бути витрачений на проведення всіх робіт, потрібно заздалегідь.

6. Технологічна підтримка. Для ефективного проведення робіт по реалізації та впровадження проекту реінжинірингу бізнес-процесів потрібна підтримка, яка повністю відповідає обраним методам та інструментам. У більшості випадків включається побудова інформаційної системи, яка здатна підтримувати новий бізнес.

Починати підготовчі роботи слід заздалегідь. Так як в більшості випадків неможливо за короткий термін сформувати стиль у відношенні зі штатними співробітниками і в колективі в цілому.