Інформаційно-довідкові документи – особливості оформлення, класифікація та приклади

Інформаційно-довідкові документи в бізнесі, всередині компанії, між підприємствами, у відносинах з державними органами оформляються і використовуються за правом або звичаєм, а надаються індивідуально фізичній або юридичній особі можуть мати юридичне значення. У всіх випадках призначення документа завжди очевидно, однак структура і форма вираження змісту вимагає знань.

Інформаційні потоки

Інформацію несе все, що мабуть і відчутно людиною, але практичне значення має далеко не вся інформація. Це твердження вірне, якщо розглядати інформацію в контексті відділу кадрів, департаменту управління або студії дизайну будь-якої компанії.

У судової системи свій потік інформації і, крім юридично значущих документів, там є багато документів з наукової організації праці, кадрової роботи, довідок та довідкової інформації для громадян взагалі (не перебувають в судовому процесі).

Споживчий ринок – маса інформації про те, де купити і за якою ціною, що і коли зіпсується, хто виготовив і з чого. Це не робота і не суспільне життя громадянина, але довідкових даних виробляється і споживається достатньо.

Результат роботи метеоролога – це теж інформаційно-довідкові документи, довідки, зведення, звіти… В них містяться суттєві дані, що мають значення для величезної кількості людей, машин і механізмів, країн і навіть континентів. Інформація тут збирається дуже складними приладами і по століттями відпрацьованим методикам, а в останні роки – за відомостями від космічних супутників за допомогою складних математичних розрахунків.

Зведення погоди – це не довідки бухгалтерії, але якщо в них міститься неправдива інформація – наслідки можуть бути катастрофічними. Гнів податкової здасться трелью солов’я на тлі території, спустошеною ураганом, або потоку авіалайнерів, позбавлених можливості сісти і зберегти життя пасажирам.

В кінці минулого століття комп’ютерне справу остаточно закріпило свої позиції, алгоритми стали надійними і швидкими, а подання даних набуло систему і досвідчених фахівців, область ІТ (в цілому) стала стабільно розвиватися.

Зведення погоди – це потрібно і цікаво, але за звичаєм і затребуваності загальноприйнято вважати, що інформаційно-довідкові документи – це все-таки інформаційні потоки документів у бізнесі і у відносинах з державою.

Електронний документообіг придбав стійке прагнення до втілення в реальності, створено досить багато систем, придбаний початковий досвід. Класифікація та уніфікація сфери ділових паперів придбала чіткі контури.

Подання інформації

У першому наближенні, через довгі десятиліття розвитку інформаційних технологій, прийнято вважати, що інформацію можна уявити тільки двома реальними формами, які можна використовувати в практичній діяльності людей:

  • письмова;
  • електронна.

Остання форма не так давно отримала юридичне значення завдяки напрацьованим технологій щодо електронного підпису та засобів криптозахисту.

У другому наближенні можна не вважати формами подання інформації, наприклад, дорожні знаки і розмітку, покажчики «стрілка» в приміщенні і документи державної доктрини «Одне вікно», за якою всяке державне установа зобов’язана вивішувати публічно свої накази, постанови, довідкову інформацію в області своєї компетенції тощо для громадян і осіб без громадянства, які користуються послугами цієї установи.

В третьому наближенні інформаційно-довідкові документи можуть бути подані у письмовому або електронному вигляді.

Останній варіант, насправді, — це файли і папки. По суті, кожен документ має авторство, причину появи, час створення та адресата. Найважливіше в будь-якому документі:

  • його реально можна згадати;
  • або інтуїтивно про нього здогадатися;
  • або знайти в архіві;
  • або виявити в пам’яті творців, споживачів, виробників.

Щодо файлів і папок все інакше. Тут «ніколи нічого знайти не можна. Файл – це не документ, а папка – це не полиця документів. Навіть якщо не розглядати випадок обміну файлами між користувачами, то на комп’ютері кожного користувача завжди скупчується тонна файлів, розписаних по сотням папок, і знайти в ній щось осмислено неможливо навіть через місяць-другий, а через рік – взагалі не реально.

Коли створюється файл, автор знає, «навіщо, чому, для якої мети». Саме це знання «навіщо, чому, для якої мети» зникає з плином часу.

По суті, людина завжди пам’ятає, що і як робив, як мінімум, найважливіше, але зв’язок цього знання з ім’ям файлу і папки дуже швидко зникає.

Файли, папки, блокчейны і дзеркало Oracle

Дуже дивна, але дивно стала ідея: документи – це файли, які розміщені по папках. Файли можуть бути картинками в растрі або вектор, тобто жорсткої структури і змісту або масштабовані за розміром. Файли можуть бути текстами, таблицями, базами даних і будь-якої іншої функціональність, яку надає їм розробник програмного забезпечення.

Дисбаланс подання інформації призвів до появи ідеї блокчейна (blockchain).

За даними «Вікіпедії», поява ідеї «вибудуваної за певними правилами ланцюжка даних» сталося близько десяти років тому. Набагато раніше ця ж ідея була визначена і реалізована в концепції об’єктно-орієнтованого програмування компанії SCI більше тридцяти років тому.

Об’єктивне відображення письмових подань інформації її електронним еквівалентом по праву належить лідеру галузі компанії Oracle, воно відображає динаміку інформаційних уявлень з початку 80-х років минулого століття.

Таким чином, з формальної точки зору будь інформаційно-довідкові документи можуть бути представлені виключно в письмовому або електронному вигляді, але варіант подання документів більш досконалий, ніж файл, ще не створено.

Письмова копія документа в електронній формі – є, по суті, все та ж його письмова форма. Растрові і pdf формати файлу – це саме інформаційно-довідкові документи організації. Векторні і текстові (docx, xlsx, pptx і їм подібні) файли в більшій частині – це розробка документів. Як тільки документ узгоджений і почав працювати, його просто друкують на папері або оформляють в pdf.

Характерна риса растра і pdf – файл не можна (не прийнято) міняти, він надається для відомості, як є. Адресат може з ним знайомитися, але змінити – немає.

Види інформаційно-довідкових документів

Документ від тексту відрізняється особливою структурою і формою подачі змісту. Документ складається з реквізитів, пишеться в певному стилі і несе в собі інформацію від автора до адресата. Кількість авторів і адресатів може бути по-різному, зміст і структура документа може змінюватись, але зазвичай це оформляється у форматі «зміни та доповнення». Тобто як окремий документ, що додається до основного.

Довідка може бути видана бухгалтерією індивідуально працівнику, а доповідна записка адресується керівництву компанії щодо суті проблеми на виробництві.

Вважається, що інформаційно-довідкова робота з документами – це область інформування, а не управління. Так це або не так, але в реальності інші звітні документи поточного року можуть призвести до кардинальних змін у сфері управління компанії в наступному році.

Сформована практика організації діловодства компанії поділяє інформаційні потоки на:

  • бухгалтерію;
  • фінансові підрозділи;
  • маркетинг;
  • власне виробництво;
  • управлінський сектор та ін.

Природно, довідка сектору управління і довідка бухгалтерії відрізняється не тільки видом і змістом, але і може бути класифікована по зовсім різним застосуванням.

Доповідні записки фінансового відділу істотно відмінні від подібних документів виробничих підрозділів.

Які документи відносяться до інформаційно-довідкових, визначає компанія. З загальної системи видів:

  • записка (доповідна, службова, пояснювальна);
  • доповідь, пропозицію, подання;
  • заяву;
  • всі варіанти листування;
  • протокол, акт, угода;
  • довідка;
  • висновок, відгук;
  • зведення;
  • список, тарифи, перелік;
  • телеграми і телефонограми.

Кожна компанія формує свій власний спектр найменувань документів, які прийнято використовувати. Як правило, воля працівників і керівників не обмежується в творчому аспекті, але основна канва визначається менталітетом і стратегією компанії всередині і у відносинах із зовнішнім світом.

Структура та зміст документа

Особливість сучасного діловодства: в останні десятиліття воно носить характер електронного, але паперово-орієнтованого стилю. Повсюдне застосування pdf формату – зайве тому підтвердження.

Створено безліч систем електронного документообігу, які використовуються, в чомусь замінюють pdf-файли, тобто не дають можливості адресату що-небудь міняти, але повноцінного рішення ще немає.

Однак відзначається істотне досягнення: у кожної компанії є чітке уявлення про те, як писати інформаційно-довідкові документи, які використовувати реквізити, якою застосовувати шрифт, які повинні бути поля і як формулювати зміст.

Практично завжди і скрізь документ робить фахівець, який володіє потрібними знаннями та досвідом. Крім того, керівництво видає розпорядження як за складом, так і за того, що і як оформляти, де зберігати, як публікувати і доставляти адресату.

Складання інформаційно-довідкових документів – робота спеціаліста в сфері його компетенції. Зазвичай цей процес контролюється системою електронного документообігу та призводить до формування потоку файлів по категоріям, за видами, за адресами та іншим критеріям.

Загальноприйняті визначення й реальність

Інформаційно-довідкові документи (за інтернет-джерел):

  • це сукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, службовців підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів;
  • використовуються для передачі інформації від одного адресата (посадової особи, структурного підрозділу, організації) до іншого, так і для фіксації якихось інформаційних відомостей.
  • не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу в конкретній ситуації.

Ці та інші визначення формулюють основну функцію – інформування. У деяких випадках ця функція має вагоме юридичне значення, і воно може бути використане під гарантію підпису відповідальної особи та печатки організації, наприклад, довідка про заробітну плату або розпорядок робочого часу.

Порушення режиму роботи компанії створить негативні наслідки для порушника, а довідка в підтвердження доходів перед податковою інспекцією врятує працівника від санкцій і зніме підозри.

Не можна розглядати організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові документи поза внутрішньої взаємозв’язку. Весь документообіг будь-якої організації – це її стратегія, її обличчя, її власне уявлення про стиль оформлення паперів і своєму варіанті класифікації документації «по поличках» і сферами застосування.

Класифікація на практиці, приклади автоматизації

Зазвичай класифікація документів на практиці відрізняється від загальноприйнятої або науково-обґрунтованою. Наприклад, бізнес не прагне розділити документи на:

  • трафаретні;
  • індивідуальні;
  • типові.

Однак класифікувати потоки інформації по підрозділах і за призначенням кожна компанія вважає обґрунтованим і необхідним. Для кожного виду документа заводиться спеціальна кодування, у власному нормативному акті компанія позначає, як оформляти, яким шрифтом, з яким інтервалом, які вказувати реквізити та ін.

Прогресивні і великі компанії, особливо коли системи управління сайтами стали нормою в управлінні потоками інформації, стали створювати локальні сервера, на яких не тільки публікувалися приклади оформлення документів, пропонувалися дерева категорій для різних співробітників, але й надавалася можливість заповнювати форми, в результаті чого автоматично формувався потрібний документ.

Автоматизація – це вірна супутниця документообігу. Поява комп’ютерної техніки та інформаційних систем тільки розширило складу інформаційно-довідкових документів, які можна використовувати.

Робота співробітників і працівників секторів управління стала доступна в аналітичному плані, що дозволило компаніям не тільки розширювати склад та зміст інформаційних потоків, але й вивести статистику і довідку у формат автоматичного результату.

Кожен день роботи дозволяє оновлювати довідкову інформацію, яка чинить реальний вплив на загальний економічний ефект.

Паперово-орієнтований стиль

Документ – це лист (кілька аркушів) формату А4. Звичай, звичка, місцевий нормативний акт, хоча в деяких актах законодавства, особливо в ГОСТах згадується не тільки формат аркуша, але і його структура.

Дійсно, в переважній більшості прогресивних компаній електронний документообіг знаходить реальну силу і використання веб-архітектур або спеціалізованих програм стає обов’язковим для кожного працівника.

Це спрощує публікацію, повна система інформаційно довідкових документів стає елементарно доступною, оснащеної навігацією, діалогом інтерактивної довідкою. Сумно те, що концептуальна позиція електронного документообігу донині несе в собі відбиток паперового документа.

Звичні листи, звичні записні книжки, розмічені блоки сторінок ще якось можна зрозуміти, але застосування в якості основи документів docx, xlsx, pdf або іншого електронного формату зрозуміти ніяк не можна.

Якщо оформлення інформаційно-довідкових документів виконується в текстовому редакторі або електронній таблиці або принтері pdf, сканується заради фактичної наявності оригінального підпису та синьої друку, а тільки потім файл йде в роботу в загальний потік документів, потрапляє в інформаційну систему компанії, – це не електронний стиль.

Це звичайна автоматизація паперового процесу. Швидше, ефективніше, але це минуле століття.

Звичай і практика в електронному варіанті

До інформаційно-довідкових документів відносяться документи сфери бізнесу і його відносини з державними органами. В держсекторі також циркулюють документи. Житлові служби, державні підприємства і громадські організації також створюють інформацію в тому чи іншому вигляді.

Суспільство звикло до того, що є керівні положення та інформація довідкового характеру. Але зазвичай вважається, що документ – це цеглинка зі сфери ділової активності, не обов’язково компанії.

Законодавство не дуже уважно до регулювання документообігу. Простий приклад: жодна норма не регламентує ні програмування, ні бази даних. Є лише загальні слова, загальні міркування, але ні вимог, ні предметної відповідальності.

Наприклад, факт відображення в КК Російської Федерації кримінальних правопорушень в ІТ-галузі передбачає:

  • неправомірний доступ до комп’ютерної інформації;
  • створення, використання і розповсюдження шкідливих комп’ютерних програм;
  • порушення правил експлуатації засобів зберігання, обробки або передачі комп’ютерної інформації та інформаційно-телекомунікаційних мереж.

Але ці позиції не охоплюють всі випадки, носять класичний юридичний сенс і не мають жодних реальних підстав безпосередньо від особливостей розробки програм і обробки даних.

Протокол як інформаційно-довідковий документ – звичайне явище на засіданні загальних зборів пайовиків за договорами пайового будівництва. Ситуація була розглянута, розбіжності між присутніми врегульовані. Документ затверджений. Відсутні на засіданні в більшості випадків зроблять спроби що-небудь змінити.

До інформаційно-довідкових документів акти здачі жилого приміщення дольщику не відносяться, але до їх змісту додасться безліч даних з звичайних протоколів, довідок від забудовника, довідок від кредитора, підтверджень доходів про заробітну плату.

Сфера пайового будівництва – хороший приклад, коли електронна форма класичного звичаю у діловодстві (все строго і точно фіксоване) повинна стати такою ж непорушною нормою права, як вона стала з створенням Росреестра і нормативним забезпеченням законності будь-якого договору ДДУ тільки після його реєстрації в Росреестре, обов’язковості реєстрації земельних ділянок та інших об’єктів власності.

Успіх організованого електронного бізнесу

Сам факт появи ідеї blockchain (блокчейн) цікавий. Вона прийшла занадто пізно, з’явилася зовсім з іншого світу, але саме вона відображає дисбаланс, який виник між реальним звичаєм обробки інформації та його електронним файлово-папочным аналогом.

Файли і папки мають час створення, але призначення інформаційно-довідкових документів залежить від часу їх створення, в зв’язку з причинами їх створення, адресатом та гарантією дотримання послідовності дій.

Не можна видалити файл (цього немає, але так повинно бути). Створення документа – не видаляється, навіть якщо паперовий документ знищено – факт в реальності залишиться. Довідка, видана працівнику, може бути загублена, може бути фальсифікована, але факт її наявності був, юридичні наслідки неминучі.

В сучасному комп’ютерному світі інформаційно-довідкові документи відіграють істотну роль. Навіть коли їх статус не несе в собі жодних юридичних наслідків, вони інформують людей. Люди приймають рішення.

Порядок в електронному потоці інформації – реальність і необхідність для будь-якого бізнесу, для будь-яких соціально-економічних і побутових відносин.