Види інформаційно-довідкових документів
Документ від тексту відрізняється особливою структурою і формою подачі змісту. Документ складається з реквізитів, пишеться в певному стилі і несе в собі інформацію від автора до адресата. Кількість авторів і адресатів може бути по-різному, зміст і структура документа може змінюватись, але зазвичай це оформляється у форматі «зміни та доповнення». Тобто як окремий документ, що додається до основного.
Довідка може бути видана бухгалтерією індивідуально працівнику, а доповідна записка адресується керівництву компанії щодо суті проблеми на виробництві.
Вважається, що інформаційно-довідкова робота з документами – це область інформування, а не управління. Так це або не так, але в реальності інші звітні документи поточного року можуть призвести до кардинальних змін у сфері управління компанії в наступному році.
Сформована практика організації діловодства компанії поділяє інформаційні потоки на:
- бухгалтерію;
- фінансові підрозділи;
- маркетинг;
- власне виробництво;
- управлінський сектор та ін.
Природно, довідка сектору управління і довідка бухгалтерії відрізняється не тільки видом і змістом, але і може бути класифікована по зовсім різним застосуванням.
Доповідні записки фінансового відділу істотно відмінні від подібних документів виробничих підрозділів.
Які документи відносяться до інформаційно-довідкових, визначає компанія. З загальної системи видів:
- записка (доповідна, службова, пояснювальна);
- доповідь, пропозицію, подання;
- заяву;
- всі варіанти листування;
- протокол, акт, угода;
- довідка;
- висновок, відгук;
- зведення;
- список, тарифи, перелік;
- телеграми і телефонограми.
Кожна компанія формує свій власний спектр найменувань документів, які прийнято використовувати. Як правило, воля працівників і керівників не обмежується в творчому аспекті, але основна канва визначається менталітетом і стратегією компанії всередині і у відносинах із зовнішнім світом.
