Загальноприйняті визначення й реальність
Інформаційно-довідкові документи (за інтернет-джерел):
- це сукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, службовців підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів;
- використовуються для передачі інформації від одного адресата (посадової особи, структурного підрозділу, організації) до іншого, так і для фіксації якихось інформаційних відомостей.
- не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу в конкретній ситуації.
Ці та інші визначення формулюють основну функцію – інформування. У деяких випадках ця функція має вагоме юридичне значення, і воно може бути використане під гарантію підпису відповідальної особи та печатки організації, наприклад, довідка про заробітну плату або розпорядок робочого часу.
Порушення режиму роботи компанії створить негативні наслідки для порушника, а довідка в підтвердження доходів перед податковою інспекцією врятує працівника від санкцій і зніме підозри.
Не можна розглядати організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові документи поза внутрішньої взаємозв’язку. Весь документообіг будь-якої організації – це її стратегія, її обличчя, її власне уявлення про стиль оформлення паперів і своєму варіанті класифікації документації «по поличках» і сферами застосування.
