Інформаційно-довідкові документи в бізнесі, всередині компанії, між підприємствами, у відносинах з державними органами оформляються і використовуються за правом або звичаєм, а надаються індивідуально фізичній або юридичній особі можуть мати юридичне значення. У всіх випадках призначення документа завжди очевидно, однак структура і форма вираження змісту вимагає знань.
Інформаційні потоки
Інформацію несе все, що мабуть і відчутно людиною, але практичне значення має далеко не вся інформація. Це твердження вірне, якщо розглядати інформацію в контексті відділу кадрів, департаменту управління або студії дизайну будь-якої компанії.
У судової системи свій потік інформації і, крім юридично значущих документів, там є багато документів з наукової організації праці, кадрової роботи, довідок та довідкової інформації для громадян взагалі (не перебувають в судовому процесі).
Споживчий ринок – маса інформації про те, де купити і за якою ціною, що і коли зіпсується, хто виготовив і з чого. Це не робота і не суспільне життя громадянина, але довідкових даних виробляється і споживається достатньо.
Результат роботи метеоролога – це теж інформаційно-довідкові документи, довідки, зведення, звіти… В них містяться суттєві дані, що мають значення для величезної кількості людей, машин і механізмів, країн і навіть континентів. Інформація тут збирається дуже складними приладами і по століттями відпрацьованим методикам, а в останні роки – за відомостями від космічних супутників за допомогою складних математичних розрахунків.
Зведення погоди – це не довідки бухгалтерії, але якщо в них міститься неправдива інформація – наслідки можуть бути катастрофічними. Гнів податкової здасться трелью солов’я на тлі території, спустошеною ураганом, або потоку авіалайнерів, позбавлених можливості сісти і зберегти життя пасажирам.
В кінці минулого століття комп’ютерне справу остаточно закріпило свої позиції, алгоритми стали надійними і швидкими, а подання даних набуло систему і досвідчених фахівців, область ІТ (в цілому) стала стабільно розвиватися.
Зведення погоди – це потрібно і цікаво, але за звичаєм і затребуваності загальноприйнято вважати, що інформаційно-довідкові документи – це все-таки інформаційні потоки документів у бізнесі і у відносинах з державою.
Електронний документообіг придбав стійке прагнення до втілення в реальності, створено досить багато систем, придбаний початковий досвід. Класифікація та уніфікація сфери ділових паперів придбала чіткі контури.
