Класифікація на практиці, приклади автоматизації
Зазвичай класифікація документів на практиці відрізняється від загальноприйнятої або науково-обґрунтованою. Наприклад, бізнес не прагне розділити документи на:
- трафаретні;
- індивідуальні;
- типові.
Однак класифікувати потоки інформації по підрозділах і за призначенням кожна компанія вважає обґрунтованим і необхідним. Для кожного виду документа заводиться спеціальна кодування, у власному нормативному акті компанія позначає, як оформляти, яким шрифтом, з яким інтервалом, які вказувати реквізити та ін.
Прогресивні і великі компанії, особливо коли системи управління сайтами стали нормою в управлінні потоками інформації, стали створювати локальні сервера, на яких не тільки публікувалися приклади оформлення документів, пропонувалися дерева категорій для різних співробітників, але й надавалася можливість заповнювати форми, в результаті чого автоматично формувався потрібний документ.
Автоматизація – це вірна супутниця документообігу. Поява комп’ютерної техніки та інформаційних систем тільки розширило складу інформаційно-довідкових документів, які можна використовувати.
Робота співробітників і працівників секторів управління стала доступна в аналітичному плані, що дозволило компаніям не тільки розширювати склад та зміст інформаційних потоків, але й вивести статистику і довідку у формат автоматичного результату.
Кожен день роботи дозволяє оновлювати довідкову інформацію, яка чинить реальний вплив на загальний економічний ефект.
